So gelingt die Messeplanung in 90 Tagen – Schritt für Schritt zum Erfolg
In 90 Tagen zum perfekten Messeauftritt
Phase 1 – Briefing & Zieldefinition (Tag 1–30)
Am Anfang der Messeplanung in 90 Tagen steht ein klares Briefing. Was soll mit dem Auftritt erreicht werden? Geht es um Leads, Branding oder einen Produktlaunch? Stimmen Sie sich frühzeitig mit Marketing, Vertrieb und allen externen Partnern ab. Definieren Sie konkrete Messeziele, analysieren Sie Ihre Zielgruppe und klären Sie, welche Erwartungen diese an Ihren Messeauftritt hat.
In dieser Phase definieren Sie Budget, Fläche und erste Designideen. Legen Sie Verantwortlichkeiten im Projektteam fest und dokumentieren Sie alles in einem übersichtlichen Briefing-Dokument – inklusive Ziele, Inhalte und technischer Anforderungen. Auch die interne Kommunikation ist entscheidend, denn nur wenn alle an einem Strang ziehen, kann der Zeitplan eingehalten werden. Ein digitales Projekttool (z. B. Trello, Notion oder eine Cloud-Plattform) sorgt für Transparenz und schnelle Abstimmung. Dadurch vermeiden Sie typische Missverständnisse, die später teuer werden könnten. Sobald die Rahmenbedingungen stehen, beauftragen Sie Ihren Messebauer oder Ihre Agentur und blocken erste Zeitfenster für Abstimmungen.
Phase 2: Planung & Umsetzung (Tag 30–60)
Sind die Ziele definiert, geht es an die Umsetzung. Sie stimmen erste Entwürfe für das Standdesign mit Partnern ab, wählen Exponate aus und planen Inhalte wie Videos, Grafiken oder Broschüren. Denken Sie dabei auch an die Storyline Ihres Messeauftritts: Welche Botschaft möchten Sie vermitteln, und wie lässt sich diese für Besucher erlebbar machen? Interaktive Elemente wie Touchscreens, VR-Stationen oder Produktdemos können hier gezielt eingesetzt werden, um Aufmerksamkeit zu generieren.
Achten Sie darauf, technische Anforderungen frühzeitig zu prüfen – von Stromanschlüssen über Medientechnik bis hin zu WLAN. Berücksichtigen Sie auch Nachhaltigkeitsaspekte. Welche Materialien können Sie beispielsweise wiederverwenden? Wie ressourcenschonend ist Ihr Konzept insgesamt? Vergessen Sie außerdem nicht, rechtzeitig alle Freigaben einzuholen. Denn nur so vermeiden Sie Blockaden kurz vor der Umsetzung. Ein Zeitplan mit klaren Meilensteinen und Abhängigkeiten stellt sicher, dass Sie keinen Schritt übersehen. Achten Sie darauf, dass die Deadlines realistisch bleiben, denn gerade in dieser Phase entstehen häufig Verzögerungen. Wenn Rückfragen und Freigaben zügig erfolgen, lassen sich Last-Minute-Änderungen vermeiden. Eine durchdachte Messeplanung in 90 Tagen spart in dieser Phase Zeit, Nerven und Budget.
Phase 3: Feinschliff & Vorbereitung vor Ort (Tag 60–90)
Jetzt beginnt die finale Vorbereitungsphase: Stimmen Sie Druckdaten, Technik-Checks, Transport und Aufbautermine rechtzeitig ab. Beauftragen Sie jetzt auch den finalen Standbau. Planen Sie unbedingt ausreichend Puffer für Logistik und Lieferzeiten ein – gerade bei großflächigen Grafiken oder Sonderproduktionen ist das entscheidend.
Stimmen Sie die finale Medienausstattung und alle Inhalte außerdem eng mit Ihrem Team und den Dienstleistern ab. Briefen Sie auch das Standpersonal frühzeitig – denn Menschen machen den Unterschied. Planen Sie eine kurze Schulung, bei der zentrale Inhalte, Verhaltensweisen und Gesprächsziele vermittelt werden. Denken Sie ebenfalls an die Planung Ihrer Hospitality, denn kleine Snacks, Getränke oder Gesprächszonen sorgen für eine angenehme Atmosphäre auf dem Stand. Vereinbaren Sie zudem im Vorfeld Termine mit bestehenden Kunden oder potenziellen Partnern. Damit stellen Sie sicher, dass wichtige Gespräche nicht dem Zufall überlassen werden. Kümmern Sie sich außerdem um scheinbare Kleinigkeiten wie WLAN-Zugang, Stromanschlüsse, Reinigung, Check-in-Zeiten und Verpflegung fürs Team. Unsere Checkliste hilft Ihnen dabei, nichts zu übersehen – auch nicht vor Ort.
Häufige Fehler in der Messeplanung
In der Praxis starten viele Unternehmen zu spät mit der Planung oder vergessen wichtige Schnittstellen. Gerade die Abstimmung zwischen Agenturen, Technikpartnern und internen Abteilungen entscheidet oft über Erfolg oder Misserfolg. Viele Unternehmen vernachlässigen oft die Nachbereitung: Wer kümmert sich um die Leads? Welche Follow-up-Prozesse sind geplant? Planen Sie auch die spätere Weiterverwendung Ihres Standmaterials mit ein.
Erfassen Sie Leads digital und DSGVO-konform – z. B. über eine Messe-App oder QR-Codes. Eine ganzheitliche Messeplanung in 90 Tagen denkt all das von Anfang an mit. Und auch nach der Messe ist vor der Messe: Halten Sie schriftlich fest, was funktioniert hat – und was Sie beim nächsten Mal besser machen möchten.
Fazit: So zahlt sich eine strukturierte Messeprojekt-Planung aus
Ein erfolgreicher Messeauftritt ist kein Zufallsprodukt – er ist das Ergebnis klarer Prozesse, digitaler Tools und guter Kommunikation. Mit einem strukturierten Ablauf in 90 Tagen behalten Sie den Überblick, minimieren Stress und schaffen ein Erlebnis, das Besucher und Stakeholder begeistert.
Unser Tipp: Laden Sie sich unsere kostenlose Checkliste für die Messeplanung in 90 Tagen herunter – so behalten Sie nicht nur alle wichtigen Schritte im Blick, sondern sparen auch Zeit und vermeiden unnötigen Stress bei der Vorbereitung Ihres Messeauftritts. So gelingt Ihnen ein professioneller Messeauftritt – strukturiert, stressfrei und mit echtem Mehrwert.